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一、档案的收集工作 １.归档工作。 工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，经由文书人员整理立卷、定期移交给档案员集中保存，称为“归档”。 ２.归档范围 （1）商会筹备期间的可行性研究、建议、倡议书、章程、制度、通知、申请、批示、文件等资料； （2）大事记、功德芳名录； （3）商会筹备组组长、副组长名单，筹备组成员名单，会员名单； （4）商会报批名单及相关资料； （5）财务收支明细材料； （6）与商会活动相关的资料； （7）聘用人员合同，人事档案资料； （8）会议记录，新闻媒体相关报道； （9）党群社团组织机构文件； （10）财务账薄、凭证； （11）照片、录音录像（光盘、优盘等）； （12）基本建设相关材料； （13）财产登记表、价格表； （14）工作计划； （15）各种活动的策划书、正式活动实施方案； （16）网上的电子信息（光盘、优盘、硬盘等）； （17）其他相关资料； 以上资料是商会各项活动的真实记录，也是商会开展工作的重要依据，必须归档保存。 3.档案收集 依据收文发文登记、打印材料登记、传真收发登记、网上下载材料登记和日常办公室的资料清单，进行收集整理。 二、档案的整理工作 档案的整理，就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之成为一个有机的系统。 1.整理的原则 （1）必须保持文件之间的历史联系； （2）必须便于保管和使用； 2.整理的程序 （1）分类、组卷、卷内文件的整理； （2）案卷封面的编目、案卷的装订、排列； （3）案卷总目录和卷内目录的编制； 三、挡案的管理工作 案卷整理入柜后，要妥善保管，建立借阅使用审批登记手续。 1.及时收集档案资料，来文、发文、文字、电子资料、音像资料、刊杂志、领导外出开会、活动带回的资料处理后，要由管理员及时收集回来，以免丢失； 2.档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷； 3.档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具，对自己保管的材料胸中有数，便于很迅速、准确地找到所需案卷资料。 4.严格执行本会的保密制度，杜绝丢失和泄露案卷资料现象的发生。 |
