10月8日晚7时，楚韵业余艺术团班子第一次会议在渔有年年召开，参加会议的有易秀成、张君容、秦永斌；轮值会长熊自量，秘书处余新洲、顾述林；行动成功杭州分公司黄威总经理也参加了会议。
会议：
首先统一了思想，增强了信心。易秀成同志讲，从商会文化建设层面讲有要求，会员和广大湖北在杭人员精神文化方面有需求；领导和商会班子重视有决心，一定不负众望，竭尽全力把这件事办好。黄威表示，大力支持艺术团工作，多安排本公司秦永斌参与团队工作。
二是进行了组织分工。易秀成负责全面，吴思睿负责艺术和演出策划，秦永斌负责协调组织、公关行政等，张君荣负责具体事务。
三是安排了工作。
1、10.8—11.8 发布招聘信息，并进行面试、沟通交流，确定成员
2、11.8—11.30 进行排练
3、2009年元月 参加社会公益活动演出
4、2009年2月8日在我会组织的新春团拜会上进行成立演出